我相信很多公司都有這種迷思,
不斷的開會,無止盡的冗長會議,
真的讓人覺得相當不可思議,
長話短說高層完全不知道這種道理,
精簡扼要似乎根本就是個屁!
怎麼會這樣?

難道就沒有更重要的事情要做?
開會的目的應該是要傳遞出所謂的業績目標,
提出錯誤的地方,改善問題所在,
怎麼會一再的講沒有建設性的話題,
然後不斷的重蹈舊撤?
真的是令人相當不可思議!
難怪公司不會進步。

如何開會有效率

這篇文章的開頭是一張圖片,圖片裡教我們如何把會議時間控制在 22 分鐘內。22分鐘真的很短,如果真能控制在 22分鐘內而且把該說的都說清楚,那是超高效率。

我認為通常能控制在這個時間內的會議一般是不需要太多討論,只是把一些事實陳述,後續可能會議後在各自回去整理及思考,然後下一次會議再來討論。

如果是工作或業務上的報告,一般一個人22分鐘也許足夠,但不包含討論的時間。而且很重要的是如果主管可以在開會前先跟部屬就內容的部分進行討論並且修改,那麼整個報告要控制在22分鐘是沒有問題的,報告等於只是跟其他人報告整個狀況及內容,基本上內容都經過上級的認同,這樣在會議上就不需要針對內容是否合適作討論或批評,這可以節省很多時間。

所以開會要有效率,以下幾點應該確實做到

1. 開會前針對開會內容,所有人應該先準備資料,準備完資料應該互相發給相關的所有人員,並且主管需要求所有與會人員在開會前先 review 過所有資料,並且對有疑義的內容先提出讓報告人先收集要回答的相關資訊。這樣做可以避免會議上答非所問,甚至回答不出來。

2. 主持會議者須嚴格控制會議時間,針對某些不當發言拖慢會議時間的談話要立即打斷。

3. 其他就如圖片中所述,如不帶電腦及手機,作紀錄,準時開始會議,站著開會等一些必要的做法。其中站著開會是持比較保留的態度,除非是比較輕鬆的會議可以這樣進行,否則還是不太適合。

這是我在某網站看到的,大家共勉之!

(摘自40網站)

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